Kako lahko vaše podjetje posluje brez papirjev?
Slišali ste že in tukaj je spet: digitalna transformacija je nujna.
V tej izjavi je na tone slojev in ena plast, ki je postala razmeroma nujna, uvajanje pisarne brez papirja. Že nekaj časa je bilo očitno, da so papirni dokumenti dragi in neučinkoviti.
Preprosto povedano, zavezati se morate, da boste v pisarni delovali brez papirja. To je poteza, ki pozitivno vpliva na vaš proračun, poslovno učinkovitost in pozicioniranje blagovne znamke, ter na svet na splošno.
Čas je, da sprejmete najboljše prakse upravljanja digitalnih dokumentov z implementacijo komunikacijskih strategij in aplikacij za produktivnost, ki odpravljajo potrebo po papirju.
5 preprostih korakov za brezpapirno delo v vašem malem podjetju:
- Sprejeti in izvajati sistem upravljanja z dokumenti
- Organizirajte in katalogizirajte obstoječe dokumente
- Upravljanje sprememb od zgoraj navzdol
- Spodbujanje od spodaj navzgor
- Ustvarite prvake brez papirja
Kaj je treba upoštevati, ko greste brez papirja?
Ne glede na vaše podjetje je že pretekel čas, da sprejmete digitalni sistem arhiviranja in ostanete brez papirja. Vendar pa morate upoštevati nekaj kritičnih premislekov, preden uvedete svoj novi brezpapirni sistem za vlaganje.
Preden začnete uporabljati spodaj poudarjene najboljše prakse, boste morali odpraviti te ključne ovire.
1. Vpliv na poslovne meritve
Prehod brez papirja je prava poteza za vsa podjetja, vendar morate še vedno ugotoviti, kako bo vaše novo brezpapirno poslovanje edinstveno vplivalo na vaše poslovne meritve.
Prehod na brezpapirno, digitalno vodeno organizacijo bi vsekakor moral prihraniti denar v vašem poslovnem proračunu, tudi po plačilu sistema za upravljanje dokumentov.
Prav tako bi moral povečati učinkovitost na vseh področjih. Dva spodbujevalca učinkovitosti vključujeta zmanjšanje človeške napake pri izgubljenih papirjih in napačnih vložitvah ter skrajšanje časa med oddajo ponudb strankam in sklenitvijo poslov z e-podpisovanjem dokumentov.
2. Izpopolnjevanje zaposlenih in strank
Obstajajo prirojene tehnološke temeljne kompetence, ki jih bodo zaposleni in stranke potrebovali za uspešen prehod na brezpapirno delovanje. Vsakodnevna izkušnja z vašimi novimi sistemi za upravljanje dokumentov bo podobna krmarjenju po vašem poslovnem spletnem mestu.
Dokler je ljudem udobno pri izvajanju osnovnega spletnega brskanja in uporabe spletnih mest, bi moralo biti s prehodom v redu.
Kljub temu je dobra ideja ublažiti morebitne težave z izdelavo ustrezne dokumentacije z navodili, ki bo strankam vodila skozi postopek in zaposlenim v težavah zagotovila vodnik.
Naj bodo vaša navodila čim enostavnejša, tako da vključite nekaj posnetkov zaslona in omejite vsak razdelek z navodili na eno nalogo.
Na primer, morali bi imeti možnost deliti navodila, kako naložiti datoteko v določeno mapo, ne da bi morali deliti vsa navodila za e-podpisovanje in druga opravila.
3. Znebite se nepotrebne opreme
Ko boste prešli na digitalno, boste imeli po vaši pisarni kopico mirujoče opreme. Čeprav to nima velikega vpliva na vaše podjetje, morate ugotoviti, kaj se bo zgodilo z vašimi tiskalniki, kopirnimi stroji, faksi itd.
Morda boste lahko povrnili nekaj denarja s prodajo. Če je to preveč težav, jih verjetno lahko podarite in naj vam jih nekdo vzame iz rok. Samo pripravite načrt, da se ne boste nenadoma spraševali, kaj storiti s kupom obsežne pisarniške opreme.
Kako v vašem malem podjetju zdaj ostati brez papirja?
Pripravljeni ste na brezpapirno poslovanje. To je upravičeno razburljivo, saj zagotavlja ogromno pozitivnega vpliva na vaše delovanje, vašo osebno blagovno znamko in seveda okolje.
Tukaj je pet najboljših praks, ki vam bodo zagotovile nemoten prehod na poslovanje brez papirja in vzpostavitev trajnostnega delovanja, s katerim boste prevzeli prihodnost.
1. korak: Sprejmite in implementirajte sistem za upravljanje dokumentov
Sistem za upravljanje dokumentov je temelj, na katerem boste upravljali svoje brezpapirno poslovanje. To je vaša nova digitalna kartoteka in sistem za iskanje datotek ter rešitev za skupno rabo in sodelovanje pri datotekah.
Rešitev za hrambo dokumentacije boste uporabili kot bistveno orodje za ustvarjanje, zaščito in skupno rabo kritičnih dokumentov, zato si vzamete čas in pridobite sistem, ki je najboljši za vaše poslovne potrebe.
In poskrbite, da imate tehnično sposobnost za upravljanje in upravljanje sistema. Če sami skrbite za upravljanje svojega spletnega mesta, bi morali biti v redu z upravljanjem vašega novega sistema za upravljanje dokumentov.
Tukaj je nekaj nasvetov za prevzem in implementacijo sistema za upravljanje dokumentov.
- Raziskujte: vsi sistemi za upravljanje dokumentov ne ponujajo enakih zmogljivosti, zato morate opraviti raziskavo in razumeti edinstvene potrebe in ustrezne zmogljivosti, ki jih potrebujete za rešitev vaše rešitve za upravljanje dokumentov.
- Razmislite o svetovalcih: morda ste prepričani v svojo sposobnost uporabe sistema za upravljanje dokumentov, vendar to ne pomeni, da imate vi ali vaša ekipa zmožnosti ali zmogljivosti za njegovo implementacijo. Bojte se povabiti svetovalca za implementacijo, da vam vse pripravi.
- Pomagajte ljudem, da vam pomagajo: spodaj bomo razpravljali o usposabljanjih in demo sejah, vendar je vredno omeniti zdaj: ključnega pomena je, da svojim zaposlenim in strankam zagotovite dokumente z navodili o tem, kako dokončati naloge, ki jih bodo morali opraviti z vašim novim dokumentom. upravljalni sistem.
2. korak: Organizirajte in katalogizirajte obstoječe dokumente
Glavna prednost sistema za upravljanje dokumentov je enostavnost, s katero lahko najdete dokumente. Toda ta zmožnost iskanja se ne zgodi kar tako – zahteva ogromno organizacijskih naporov in podrobnih vnosov za označevanje.
Torej, preden lahko uvedete svoj novi sistem za upravljanje dokumentov, boste morali upoštevati vse digitalne in papirne dokumente, ki jih že imate. To pomeni skeniranje, nalaganje, organiziranje, kategoriziranje, označevanje, oblikovanje in še veliko, veliko več.
To bo zagotovo največja ovira pri prehodu na brezpapirno pisarno, zato začnite čim prej in si prizadevajte za napredovanje tega projekta, tako da vas bo v prihodnosti stal manj časa.
Nasveti za organizacijo obstoječih dokumentov
Tukaj je nekaj nasvetov za organiziranje obstoječih dokumentov, da zagotovite podrobno in enostavno iskanje po zbirki dokumentov.
- Bodite dosledni: odločite se, kako boste poimenovali, označili, označili in razvrstili datoteke in mape ter se tega držite. Morebitne nedoslednosti bodo otežile iskanje zadevnih dokumentov.
- Postavite ključne informacije na prvo mesto: Če delate s tono istih dokumentov, izberite največje razliko med njimi, kot je odjemalec ali datum, in uporabite to za začetek imena datoteke.
- Naj bo jedrnat: čeprav želite zagotoviti podrobne informacije za upravljanje svojih poslovnih dokumentov, se poskusite izogniti zelo dolgim imenom datotek. Upoštevajte, da lahko datotekam dodate oznake in tudi sklepate kontekst iz map, v katerih so datoteke.
3. korak: Upravljanje sprememb od zgoraj navzdol
Za uspešen prehod na brezpapirno delo morate biti zgled. Ne glede na novo programsko opremo za upravljanje dokumentov in organizacijske aplikacije, ki jih izvajate, morajo vaši zaposleni videti, da ste predani temu brez papirja.
Ta vrsta vodenja od zgoraj navzdol je bistvenega pomena za upravljanje kakršnih koli sprememb v vašem podjetju.
Nasveti za upravljanje sprememb od zgoraj navzdol
Tukaj je nekaj nasvetov, ki vam bodo pomagali dati zgled pri poslovanju brez papirja.
- Bodite obraz tranzicije: zagotovite tedensko/mesečno posodobitev statusa za svoje zaposlene in se prepričajte, da si zagotovite čas s strankami, da izrazite svojo predanost novim sistemom in procesom.
- Od ljudi zahtevajte odgovornost: v vaši prehodni fazi vam ni treba nikogar odpustiti zaradi prekomerne porabe papirja, vendar bi morali ljudi pozvati na odgovornost, da se pridružijo spremembi in izvajajo nove postopke.
- Dodajte nekaj razkošja: čeprav boste imeli veliko pozitivnih učinkov na poslovanje in okolje, če ostanete brez papirja, ni tako, da se pripravljate na vojno. Poiščite način, kako uravnotežiti svojo predanost cilju z zabavo in razkošjem, da se ljudje angažirajo in enako predani.
4. korak: Spodbijanje od spodaj navzgor
Zavzetost in vključevanje zaposlenih sta ključnega pomena za nemoten prehod v vašo novo pisarno in način poslovanja brez papirja. Osredotočiti se morate na načine, kako pritegniti zaposlene ter jih motivirati in zavzeti za spremembo na brezpapirno.
Vodenje z zgledom z upravljanjem sprememb od zgoraj navzdol je bistvenega pomena, vendar bi morali razmisliti tudi o dodatnih taktikah, s katerimi boste svoje zaposlene zbrali k cilju, kot so igranje iger in vaje za usposabljanje.
Nasveti za spodbujanje od spodaj navzgor
Tukaj je nekaj nasvetov, s katerimi boste zagotovili, da bodo vaši zaposleni enako predani temu, da bodo delali brez papirja, kot vi.
- Zagotovite veliko usposabljanja: premagajte vse notranje ugovore ali skrbi glede vaših novih sistemov in procesa z veliko usposabljanja, demonstracij in vprašanj in odgovorov.
- Spodbujajte skupinsko sodelovanje: lahko spodbujate sodelovanje in samo odgovornost, tako da združite ljudi, da bi kot ena enota prispevali k pobudi brez papirja. Zaposlene dodelite različnim ekipam ali uporabite obstoječe oddelke, da določite ekipe.
- Zaigrajte postopek: naredite igro brez papirja, da spodbudite zavezanost od spodaj navzgor. Zagotovite nekaj nagrad za prve posameznike ali ekipe, ki izpolnijo mejnike.
5. korak: Ustvarite prvake brez papirja
Izkoristite zaposlene, ki so navdušeni in se zavezujejo, da bodo delali brez papirja, tako da jih določite za brezpapirne prvake.
Ti prvaki bodo postali navidezni strokovnjaki za prehod in nove sisteme ter zagotovili koristen in pripravljen vir za vsa vprašanja, ki jih imajo zaposleni na poti.
Nasveti za ustvarjanje brezpapirnih prvakov
Tukaj sta dva nasveta za vzpostavitev in izbiro prvakov, ki bodo podpirali prehod na brezpapirno uporabo in prevzem nove programske opreme za dokumente.
- Poiščite predanost: privabite prvake, ki so vam v preteklosti že govorili o tem, da ne boste imeli papirja, ali so že naredili prehod brez papirja v svojih poslovnih poslih.
- Dajte priložnost: vaš prehod v pisarno brez papirja je vsekakor kritičen, vendar je tudi malo tveganja. Razmislite o tem, da mlajšemu ali manj izkušenemu zaposlenemu omogočite, da zasije, tako da ga naredite za prvaka.
Brez papirja je prava pot
Če resno nameravate ostati brez papirja, vam bodo ti premisleki in najboljše prakse pomagali zgraditi pot do tja. Tehnologija za to obstaja že nekaj časa in vsako leto postaja vse bolj dostopna, enostavnejša za uporabo in bogata s funkcijami.
Vsa orodja so na voljo, da vaše celotno podjetje popeljejo v digitalno področje, vendar je na vas, da popeljete svoje ljudi skozi arhaično papirnato pusto ter jim pokažete lahkotnost in učinkovitost, ki jih čakata v njihovem novem brezpapirnem poslu.
V kolikor potrebujete pomoč pri prehodu na brezpapirno poslovanje, nas kontaktirajte.
Ponujamo postavitev podatkovnih strežnikov za vaše dokumente, ugodno dobavo skenerjev z katerimi boste digitalizirali vse vaše papirje in podpisnih tablic za lažje podpisovanje dokumentov.
